Cómo colaborar remotamente

Aquí os presentamos la segunda parte del estudio de Pol Santacana, sobre los conceptos más relevantes del trabajo en remoto basado en su propia experiencia y en el libro Remote:Office Not Required.

• Overlap (solapamiento horario):
  • Para que el trabajo remoto sea realmente productivo, hay que tratar de que haya cierto solapamiento de horarios entre los colaboradores de un proyecto.
  • Este solapamiento puede adaptarse a cada proyecto y necesidades de cada responsable y colaboradores, pero siempre es recomendable un par de horas de solapamiento para permitir chats, videoconferencias, reuniones remotas,…

• La importancia de ver:
  • Para el éxito de el trabajo colaborativo remoto, es fundamental disponer de algún sistema de compartición de pantalla.
  • Mucha de la magia normalmente vinculada a las reuniones presenciales viene determinada por la posibilidad de ver lo que se está explicando e interactuar con ello. Mucho más que por el hecho de compartir una sala.

• Acceso a todo:
  • Para que un trabajador remoto sea realmente eficiente, este debe tener acceso a todo lo que pueda necesitar en cualquier momento.
  • Normalmente las empresas lo hacen al revés. Nadie tiene acceso a nada a no ser que lo requiera. Es mejor hacerlo al revés: todos tienen acceso a todo excepto a aquellos elementos que consideramos que son críticos o realmente inútiles para un trabajador remoto.

• La sala de café virtual:
  • Trabajar remotamente va a suponer un gran aumento de la productividad en los trabajadores: menos interrupciones, más tranquilidad, más trabajo realizado. Pero All work and no play makes Jack a dull boy.
  • Lo ideal es disponer de un chat corporativo constantemente abierto, al que puedan accede todos los colaboradores para desconectar un rato y puedan comentar cosas, colgar fotos. El objetivo es proveer de cierta herramienta de cohesión entre los colaboradores.
  • Este sistema también permite que sea el trabajador el que decida y esté en control de sus interacciones sociales. Sin sentirse ni aislado ni sentirse obligado a ir a charlar con éste o con aquel.

• Avances en la empresa:
  • En una oficina siempre hay un flujo tácito de información.
  • Trabajando remotamente, este flujo no se crea de forma natural. Obviamente, el responsable del proyecto si tiene acceso a como está avanzando éste, en que están sus colaboradores,… pero el status real del proyecto sólo lo conoce él.
  • Para generar un sentido de pertenencia y cohesión, todos los colaboradores deben sentir que están informados y que forman parte de la empresa, que no están aislados haciendo una parte puntual de un proceso mayor que se les escapa (alienación del proletariado, Marx)
  • Es interesante crear un foro del tipo ¿En qué estás? en el que todos los colaboradores pueden indicar que están haciendo y conocer que están haciendo otros.
  • Este foro además, dificulta el que nos tomen el pelo… Un informático puede decirle a su jefe que realizar un determinado script le ha llevado dos semanas, pero otro programador verá rápidamente que este script se hace en 20 minutos…
  • Permitir mostrar los avances que se han hecho reconforta a los colaboradores.

• El trabajo es lo que importa:
  • Uno de los beneficios secretos del trabajo remoto es que el propio trabajo realizado se convierte en casi la única forma de medir y juzgar a un colaborador (no se entra en si nos cae bien o mal, si llega tarde o se va pronto, se viste bien o mal,…). O nos entrega un buen trabajo o nos entrega un mal trabajo. No hay más.
  • Cuando no podemos ver que, como, cuando y donde alguien realiza un trabajo, este trabajo es lo único que podemos evaluar.
  • Pagamos a un colaborado para que realice un trabajo, y este trabajo es lo único que debemos analizar.
  • Esto introduce un nuevo nivel de claridad y transparencia: Quién hace bien el trabajo que se le ha asignado y quién no.

• Flexibilidad:
  • El trabajo remoto actúa también como salvavidas ante desastres personales: tener un hijo enfermo no significa que no podamos trabajar. Significa que no podemos ir a la oficina. Si tenemos la gripe no podemos ir a la oficina, pero si podemos trabajar.
  • Hay que distinguir entre trabajar e ir a la oficina.

• M&Ms (Reuniones y managers):
  • Reuniones y managers son dos de las principales causas de que el trabajo no se realice en la oficina.
  • Como menos reuniones y managers haya, más avanza el trabajo.
  • Una reunión de una hora entre cinco personas, no es una reunión de una hora. Es una reunión de 5 horas.
  • Si un trabajador debe estar constantemente apuntando lo que hace, no tiene tiempo de hacer trabajo. Reportar al manager y anotar tareas se convierte en su trabajo.
  • No disponer de oficinas no significa que no vayan a hacerse reuniones puntualmente.  De hecho, reuniones generales con todos los colaboradores remotos son recomendables una o dos veces al año.
  • Siempre resulta más fácil colaborar con alguien que conocemos en persona.
  • Otra opción interesante es enviar a dos o tres colaboradores remotos a conferencias y eventos para que, aparte de asistir, puedan conocerse.

• Aislamiento:
  • Aislarse en casa para trabajar no siempre es lo más adecuado.
  • Las interacciones sociales con los compañeros de trabajo deben pivotar en otras personas (familia, amigos, compañeros de hobbies).

• Espacio de trabajo:
  • Si realmente nos planteamos trabajar en casa hay que tener en cuenta que necesitaremos un espacio para ello y adaptado a ello.

• Trabajar con clientes:
  • Es importante comunicar al cliente de forma transparente que la empresa tiene una política de trabajo en remoto y exponerle los motivos de esta decisión y las ventajas que esto conlleva (aumento de la productividad, disponibilidad de los mejores profesionales estén donde estén,…) para su proyecto.
  • Hay que tratar de ofrecer tantas referencias como sea posible a un potencial cliente: referencias tanto de otros clientes con los que hayamos trabajado (y que puedan demostrar que no ha habido problema alguno al trabajar remotamente, como referencias de los trabajadores/colaboradores que estarán en el proyecto).
  • Durante el proyecto, es importante mostrarles el avance en el trabajo realizado constantemente. Que el cliente sepa en todo momento, que su trabajo se está realizando, qué profesionales lo están realizando, cómo está avanzando todo,…
  • Ser muy receptivo a todo tipo de comunicaciones. Dado que las reuniones van a ser escasas o directamente imposibles, responder llamadas y mails se vuelve aún más importante y aporta seguridad al cliente.
  • En la medida de lo posible, hay que tratar que el cliente se sienta involucrado en el proyecto. Debe sentir que este es su proyecto y que para tirarlo adelante cuenta con los mejores profesionales y expertos.
  • Obviamente, el cliente debe tener acceso a los elementos más importantes del proyecto: agenda de los profesionales al cargo, tareas realizadas y pendientes,… Lo mejor es disponer de un espacio online en el que podamos intercambiar opiniones con el cliente, que éste pueda ir realizando sugerencias sobre los elementos finalizados,…

• Escritura:
  • Escribir bien es fundamental en un trabajador remoto. La mayoría de conversaciones se desarrollarán a través de texto (mail, chats, documentos,…), por lo tanto, las habilidades de comunicación escrita deben ser tenidas en cuenta.
  • Con ello, se hace muy útil solicitar a cada potencial colaborador una carta en la que exponga los motivos por los que le gustaría trabajar con nosotros.